지출결의서 뜻, 품의서와 차이점, 쓰는 이유
직장생활을 하다보면, 지출결의서, 지결서를 썼네 안썼네 가끔 이야기하는 것을 듣게되는 경우가 있어요.
지출결의서가 도대체 무엇을 의미하며, 쓰는 이유에 대해 간단히 알아보는 시간을 가지려고 합니다.
지출결의서 개념
지출결의서는 용어의 의미 그대로 지출, 즉 돈을 쓰겠다는 것을 알리기 위한(결의하기 위한) 문서를 말하는데요.
이것을 지출결의서를 작성 또는 발의한다고 표현합니다.
회사의 경영과 운영에 있어서 필요한 지출, 투자 등이 필요할 때, 이러이러한 이유로 자금을 사용할 예정이라는 것을 밝히는 서류입니다.
지출결의서는 이미 상급자로부터 품의가 다 완료된 상태 이후에 진행되는 과정이므로, 특정 시점에 돈이 나가는 것에 대해서 '회계관련부서들은 자금 집행 처리를 미리 준비해달라'라는 의미로 작성하는 서류라고 할 수 있습니다.
품의서와 무슨 차이가 있나요?
품의서라는 것은 어떤 재화나 서비스가 필요할 때, '이를 이용하기 위해서 돈을 좀 쓰도록 하겠습니다.' 라는 표현과 허락하는 서명이 담긴 서류를 내밀거나 발의하는 것입니다.
쉽게 말해 얼마를 쓰겠느냐가 중요하기 보다는, 이러이러한 곳에 돈을 쓰겠다라는 것이 중요한 것입니다. 물론 회사마다 품의서에 정확한 금액을 기재하도록 하는 경우도 있습니다.
하지만, 설비나 건설투자가 많고 텀이 긴 지출항목들이 많은 회사라면 품의서를 쓰고 나서 지출결의서라는 단계를 한번 더 거치게 되는것입니다.
지출결의서를 쓰는 궁극적인 목적
서두에 잠깐 이야기한 내용과 비슷한데요. 회계처리를 하는데 있어서 실제로 품의서만을 가지고 집행하는 경우는 어려움이 있습니다.
설비같은 경우는 품의와 실제로 설비가 설치되고 집행되는데까지의 기간도 길고, 그 과정에서 비용이 늘어나거나 줄어들었을 가능성이 높기 때문입니다.
즉, 대략적으로 이정도 금액을 쓰겠다라는 것이 품의서라고 하면, 지출결의서는 실제로 나갈금액에 대해서 정리를 하는 문서라고 할 수 있습니다. 회계처리를 보다 정확하게 하기 위해서 만들어진 내부통제 절차라고 할 수 있습니다.
경험상, 회사마다 자금집행 프로세스의 차이가 있다.
제가 몇군데 회사를 다녀봤는데 회사마다 품의서만 있고, 지출결의서는 없는 곳도 있습니다.
또, 품의와 지출결의를 각각 다른 부서에서 진행하는 경우, 같은곳에서 진행하는 경우도 있구요. 즉, 회사의 경영처리 방법에 따라 천차만별입니다.
회사가 재무나 회계처리에 더 꼼꼼하고, 외감을 받는 회사라면 체계가 더욱더 확실해야 하기 때문에 지결을 품의주체가 하지않고 제3자가 하는 경우도 있고요. 또 이름 자체가 약간 다른경우도 있습니다.
그러니까, 지출결의서라는 프로세스가 회계기준으로 딱 정해져있는 것은 아니라는 것입니다.
그러니 너무 틀에 박혀 이렇게 하는 것이 맞구나, 아니구나라고 딱 잘라 생각하지 않으셨으면 좋겠습니다.
모든 일이 그렇듯, 최종적인 목적과 맥락이 중요한 것이니까요. 세부적인 방법론들은 단지 목적을 이루기 위해 존재하는 것 뿐입니다.
짧게 요약하면, 지출결의(지결)이라는 것은 돈을 쓰는 것을 허락받는 단계(품의 단계)와 돈을 쓰는 단계(자금 집행 단계) 사이에 한번 더 이것을 매칭시켜주기 위해 추가되는 절차라고 이해하시면 되겠습니다.
지금까지 지결에 대해 짧게 알아보았습니다.
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